Il y a quelques semaines j'évoquais le fait de parler de Master Data Management et d'en vulgariser quelques principes de base : nous y sommes. Ce post viendra donc complété la modeste sous-rubrique du Business, intitulée "MDM", comme l'activité professionelle que je mène actuellement.
En effet, certains me disaient ne pas bien comprendre mes posts in english et les quelques peu théoriques explications que j'apportais. Qu'à cela ne tienne, prenons un exemple simple et concret d'un des fléaux qui touchent nos entreprises : la Qualité de l'information. Parlons donc des adresses de fournisseurs que les carnets manuscrits, fichiers Excel et autres bases de données tentent tant bien que mal de tenir à jour. Ils regorgent d'erreurs et d'imprécisions qui peuvent avoir des conséquences néfastes dans les décisions importantes qui se présentent.
Regardons un instant cet extrait d'une base, un peu surjoué certes, mais qui permettra de bien comprendre :
Il s'agit d'une liste en 7 colonnes de fournisseurs (un n°, un nom, une rue, un code postal, etc), c'est-à-dire d'adresses d'autres sociétés avec qui la nôtre travaille. Une oeil à peine aiguisé verra rapidement des informations assez similaires et peut-être redondantes dans cet extrait.
Mais au premier abord, on voit d'abord que certaines informations sont renseignées et d'autres non; que les formats sont assez disparates, et que seule la 1ère colonne semble remplie systématiquement dans un format cohérent. En fait, tout l'art réside dans les détails et les règles qui régissent les différentes informations dans chaque colonne.
Focalisons-nous un instant sur le nom des entreprises, la colonne B. Sans règles, on entrera le nom d'un fournisseur selon l'inspiration de l'utilisateur; en majuscules, en minuscules, un mixte des 2, on ajoutera les extensions légales (Sàrl, Société Anonyme, SAS, etc.), on oubliera une partie, et j'en passe... et des meilleures. Tout ça créera des troubles lors de tentatives de recherches de fournisseurs, ou de consolidation d'information pour une même société.
Il faut donc des règles strictes pour identifier, trier et retrouver des fournisseurs dans cette liste.
Par exemple, que le nom d'un fournisseur sera écrit en majuscule comportant l'ensemble de la dénomination légale, sans aucune abréviation de type "SA" ou "Sàrl". Des documents cmme les factures permettent de trouver ces informations.
Ce que nous avons fait là sur le nom (la colonne B), nous pourrions le faire sur chaque colonne, avec un oeil critique sur notre liste de départ. Volià ce que ça pourrait donner :
Plus les couleurs sont vives dans cette nouvelle liste, plus elles signifient qu'on est loin du compte. Le cas de la colonne C et des rues est particulièrement flagrant. Le vert de la 1ère ligne indique que l'adresse a été correctement saisie, et les différentes teintes de jaune-orange-rouge distinguent différents degrés de validité des informations. Et colonne par colonne, on va se rendre compte que l'on a des informations similaires, et que peut-être toutes ces informations caractérisent carrément le même et unique fournisseur, "LOGIC SOFTWARE" à Paris.
Imaginons qu'on consolide maintenant le chiffre d'affaire de nos fournisseurs, et au lieu d'avoir 10 lignes différentes dans la première figure, nous n'avons qu'une après l'analyse critique que nous avons effectuée. Peut-être que "LOGIC SOFTWARE" représente 30% de notre budget achat et qu'il faudrait négocier différemment avec lui ?
Bref, cet exemple un peu rocambolesque, existe pourtant à d'autres niveaux d'échelle dans les milliers de sources d'information des grandes entreprises; et le travail de la gestion de données de références consistent à clarifier comme on identifie les informations et selion quel processus, et que les données soient utilisées de façon intégrée et cohérente entre les différents outils et groupes d'utilisateurs.
Pour conclure sur du concret, on dira dans notre exemple que les utilisateurs qui ajoutent des fournisseurs à la liste vérifient d'abord que le nom du fournisseur n'existe pas déjà à cette adresse avant de le créer. Que le nom soit indiqué en capitale et sans abbréviation de type légale, que l'adresse soit rentrée selon un format cohérent et complet, que les codes postaux soient obligatoirement entrés, que les villes respectent également un format propre et systématique, que le pays soit renseigné sous la forme d'un code ISO à 2 chiffres et que les fax ne contiennent ni espaces, ni code pays.
Quand on généralise ce type de démarque aux données produits, clients, fournisseurs, commandes, machines, projets, etc., dans les domaines de gestion ou technique, avec toute l'approche règles et process qui va bien - ça fait de beaux projets d'entreprise, transversaux et structurant à la fois, et pour quelques années.
Ciao
MfS
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